23 september 2026 · 22 min leestijd · Geheimhouding

Mag u een AI-notulist gebruiken in een cliëntgesprek?

Q: Moet ik aankondigen dat een AI-notulist meeluistert in een cliëntgesprek?

Ja. Regel 4 van de Gedragsregels advocatuur 2018 verplicht een advocaat die een derde laat meeluisteren of een gesprek vastlegt op een beeld- of geluidsdrager, dat vooraf aan te kondigen, en de toelichting noemt geautomatiseerde gespreksopnamen uitdrukkelijk. Het maken van aantekeningen valt daar niet onder, een AI-notulist die meeluistert en opneemt wel.

Q: Mag ik een cliëntgesprek opnemen als de cliënt daarvoor toestemming geeft?

Ja, en dat is ook onder het strafrecht toegestaan: art. 139a Sr stelt het opnemen door een niet-deelnemer alleen strafbaar, tenzij dat gebeurt in opdracht van een deelnemer. De tuchtrechtelijke aankondigingsplicht van regel 4 staat daar los van en moet apart worden nageleefd.

Q: Valt een tool die alleen tekst maakt en geen geluid opslaat onder regel 4?

De tekst van regel 4 spreekt van een beeld- of geluidsdrager, en de toelichting noemt uitdrukkelijk alle, ook toekomstige, mogelijkheden om beeld en geluid op te slaan. Een tool die het geluid tijdens de verwerking bewaart, valt daaronder, ook als hij uiteindelijk alleen tekst oplevert. Bij een tool die het geluid nooit vastlegt, is de tekst van de regel minder eenduidig, maar de leverancier luistert in de praktijk wel mee, en dat weegt zwaarder dan de vraag of ergens een geluidsbestand ontstaat: kondig daarom in alle gevallen aan.

Q: Wat als de wederpartij of een derde een AI-notulist meeneemt naar het gesprek?

Controleer de deelnemerslijst bij aanvang, vraag naar een onbekend icoon en spreek uit of u instemt. Stemt u niet in, vraag dan om verwijdering van de tool voordat u verdergaat. Regel 4 bindt ook de confrère aan de andere kant, en in Frankrijk kan stilzwijgen na een zichtbare aankondiging als toestemming gelden, dus wie het er niet mee eens is, moet dat uitdrukkelijk zeggen.

GeheimhoudingAI-notulistGespreksopnamesTuchtrecht

Regel 4 van de Gedragsregels advocatuur 2018 verplicht een advocaat om vooraf aan te kondigen wanneer hij een cliënt of een derde laat meeluisteren of meekijken, of de inhoud van een gesprek op een beeld- of geluidsdrager vastlegt. De toelichting bevat een zin die in 2018 nog theoretisch leek en in 2026 dagelijkse praktijk is geworden: de aankondigingsplicht geldt ook bij geautomatiseerde gespreksopnamen (1). Een AI-notulist die in een cliëntgesprek meeluistert, opneemt en samenvat, is zo'n geval. Op 13 augustus 2026 boog een federale rechter in Californië zich over de vraag wie er bij zo'n bot eigenlijk meeluistert. De rechter oordeelde dat Otter.ai mogelijk geen verlengstuk is van de deelnemer die de bot uitnodigt, maar een derde die zelfstandig meeluistert, omdat de opnamen volgens de eisers ook worden gebruikt om de eigen modellen van de leverancier te trainen (2). Een Nederlandse advocaat hoeft niet op een vergelijkbare uitspraak te wachten: regel 4 beantwoordt de eerste vraag al. De vragen die overblijven, zijn lastiger. Valt een tool die alleen tekst produceert en geen geluid bewaart daar ook onder? Wat gebeurt er met het verslag nadat het is gemaakt? En wat doet u wanneer de wederpartij de notulist meebrengt?

Kort gezegd: een AI-notulist in een cliëntgesprek moet worden aangekondigd. De toelichting bij regel 4 noemt geautomatiseerde gespreksopnamen uitdrukkelijk, en het antwoord verandert niet wanneer de tool alleen tekst oplevert, omdat de leverancier tijdens het gesprek zelf meeluistert. Of de opname en het verslag binnen de kring van geheimhouding blijven, hangt af van de overeenkomst met die leverancier: is training uitgesloten, is de toegang beperkt tot wat nodig is, en kan het kantoor het materiaal laten wissen. De eerste Amerikaanse opinies en rechtszaken tegen notulistenbots laten zien wat er misgaat wanneer die vragen niet vooraf zijn beantwoord, en de regels die de Nederlandse advocatuur al kent, beantwoorden de meeste daarvan al.

Wat een AI-notulist doet, en waarom dat iets anders is dan typen in ChatGPT

Een eerder artikel in dit Journal over verschoningsrecht en AI ging over de advocaat of de cliënt die zelf iets intikt in een chatbot en noemde in één alinea kort de meeluistertools die zich in een gesprek mengen. Dit artikel werkt precies die alinea uit. Een AI-notulist is geen chatbot. Een derde partij, de leverancier, is live aanwezig in het gesprek. Er ontstaat een geluidsopname die zonder de tool niet had bestaan, en een samenvatting die niemand zo heeft uitgesproken. Alles wordt ergens opgeslagen, en mogelijk gebruikt om het model te trainen.

Er zijn drie varianten. De zichtbare deelnemer: een bot met een eigen naam die als apart deelnemer in de vergadering verschijnt, zoals Otter of Fireflies (3). De ingebouwde functie: transcriptie die het videoplatform zelf levert, zoals Teams Premium met Copilot recap, Zoom AI Companion of Google Meet, waarbij andere deelnemers doorgaans een melding krijgen, maar geen apart deelnemersicoon zien. En de onzichtbare vorm: software die op het apparaat van één deelnemer meeluistert zonder dat er een bot verschijnt, zoals Granola, dat er juist mee adverteert dat andere aanwezigen niet kunnen zien dat wordt meegeluisterd (4). Voor regel 4 maakt vooral die laatste categorie het verschil: bij een zichtbare bot ziet de wederpartij op zijn minst dat er iets meeluistert. Bij de onzichtbare vorm ontbreekt zelfs dat signaal.

Wat er in 2025 en 2026 veranderde

New York: eerst de cliënt, dan iedereen

De New York City Bar Association publiceerde op 22 december 2025 Formal Opinion 2025-6, over AI die cliëntgesprekken opneemt, transcribeert en samenvat (5). Kern: een advocaat moet vooraf toestemming van de cliënt krijgen, ook in een staat waar één partij mag opnemen zonder de andere te informeren, want wettelijk toegestaan is niet hetzelfde als beroepsethisch aanvaardbaar. De opinie vraagt om een leveranciersonderzoek naar opslag, bewaartermijn, opvraagbaarheid, training en afdwingbare verwijdering en preciseert dat niet de samenvatting het risico vormt, maar het bestaan van de onderliggende opname zelf: een zelfstandig gegeven dat zonder de tool nooit had bestaan. Onafhankelijke controle kort na het gesprek is vereist, juist omdat een informele opmerking kan verharden tot een geformaliseerde uitspraak. Gebruikt de cliënt zelf een notulist, dan hoort dat in de opdrachtbevestiging: vooraf melden, het verslag pas bindend nadat de advocaat het heeft gezien.

New York: bij niet-cliënten is niet opnemen de norm

Op 5 augustus 2026 volgde Formal Opinion 2026-2, over gesprekken met getuigen, de wederpartij, kandidaat-cliënten en medebehandelend advocaten (6). De centrale regel keert de gewoonte om: als standaardpraktijk moet een advocaat, behoudens een goede reden, afzien van opnemen. Een terloopse opmerking verwordt anders immers tot geformaliseerd bewijs, en voor niet-cliënten geldt in de praktijk een toestemmingsnorm van alle deelnemers, ongeacht het lokale strafrecht. Brengt de andere deelnemer zelf een AI-tool mee, dan ontbreekt controle over de beveiliging, en heeft u geen toegang tot het eigen verslag. Bij kandidaat-cliënten is het een paradox: opnemen kan een zorgvuldige intake bewijzen, maar schept ook het risico van informatie-uitwisseling en een belangenconflict. Bij getuigen weegt het risico van uit zijn verband gerukt bewijs zwaarder dan het gemak van een verslag. Ten slotte: een advocaat moet weten hoe de opnamefunctie wordt uitgezet.

Otter, Fireflies en Granola: de eerste rechtszaken

De uitspraak van 13 augustus 2026 in de verzamelde procedure In re Otter.AI Privacy Litigation, zaaknummer 5:25-cv-06911, wees het verweer van de leverancier gedeeltelijk af (2). Otter voerde aan dat zijn bot als uitgenodigde deelnemer niet meer is dan het opnamemiddel van de gastheer. Rechter Lee oordeelde echter dat de eisers voldoende hadden gesteld dat Otter zich niet louter als verlengstuk van een deelnemer gedraagt, maar als derde partij die de gesprekken voor eigen commerciële doeleinden gebruikt, onder meer om zijn modellen te trainen. De federale Wiretap Act, de Californische privacywet CIPA en twee vorderingen onder de biometrische-privacywet van Illinois bleven overeind. Andere vorderingen werden afgewezen, met ruimte tot herformulering. Er is nog niets bewezen, maar de rechter wilde in dit stadium niet aannemen dat een meeluisterende bot slechts een gast van de uitnodiger is.

Fireflies.ai werd op 18 december 2025 in Illinois gedaagd door een deelneemster die nooit een account had of toestemming had gegeven voor het verzamelen van haar stemafdruk (3), met een beroep op de biometrische-privacywet van die staat. Granola, dat zich profileert als notulist zonder zichtbare bot, werd op 30 juli 2026 in Californië gedaagd door een deelneemster die stelt dat zij niet wist dat haar woorden werden vastgelegd (4): bij Otter en Fireflies verschijnt op zijn minst een naam in de deelnemerslijst, bij Granola is er niets te zien.

Het Verenigd Koninkrijk, en het ontbrekende Europese antwoord

De Solicitors Regulation Authority publiceerde op 17 augustus 2026 een algemeen waarschuwingsbericht over misbruik van AI, niet toegespitst op notulistenbots (7). Het herhaalt de kernplicht van vertrouwelijkheid voor solicitors en verwijst naar een uitspraak van het Upper Tribunal dat onzorgvuldig gebruik van AI met cliëntmateriaal het legal privilege permanent kan doen vervallen, een signaal dat de toezichthouder vertrouwelijkheid en AI als samenhangend probleem behandelt, geen bevestiging van een notulistenregel. Voor zover bekend bestaat er verder geen richtsnoer van een Europese orde van advocaten of gegevensbeschermingsautoriteit dat specifiek op AI-notulisten ziet. Het antwoord moet worden samengesteld uit bestaande regels over opnemen, geheimhouding en gegevensbescherming, en die regels zijn, naast elkaar gelegd, duidelijker dan de stilte van de toezichthouders doet vermoeden.

Mag het gesprek eigenlijk worden opgenomen?

Nederland: wat het strafrecht toestaat, moet de advocaat toch aankondigen

Art. 139a Sr (Wetboek van Strafrecht) stelt het afluisteren of opnemen van een gesprek door een niet-deelnemer strafbaar, tenzij dat gebeurt in opdracht van een deelnemer. Art. 139b Sr breidt dat uit tot heimelijk afluisteren of opnemen van gesprekken buiten een woning of besloten ruimte (8). Een deelnemer mag het gesprek dus in beginsel zelf opnemen zonder de ander te informeren. Dat bevestigde de Raad van Discipline Arnhem-Leeuwarden op 13 mei 2019, in een zaak waarin een cliënt die meende dat zijn advocaat hem verkeerd had voorgelicht over gefinancierde rechtsbijstand, zijn eigen gesprekken met die advocaat had opgenomen: het tuchtrecht kent, net als het civiele recht, geen algemene regel dat onrechtmatig verkregen bewijs buiten beschouwing blijft (9).

Voor de advocaat zelf ligt de lat hoger. Regel 4 verplicht wie actief een cliënt of derde laat meeluisteren of meekijken, of het gesprek op een beeld- of geluidsdrager vastlegt, dat vooraf aan te kondigen. De toelichting maakt drie dingen duidelijk. Ten eerste geldt de plicht ook bij geautomatiseerde gespreksopnamen. Ten tweede vallen onder beeld- en geluidsdrager alle, ook toekomstige, opslagmogelijkheden, wat in elk geval iedere notulist omvat die geluid opslaat of buffert. Ten derde valt het maken van aantekeningen daar juist niet onder, wat de vraag oproept die dit artikel verderop apart behandelt: waar eindigt de aantekening en begint de opname (1)? Het Hof van Discipline oordeelde al in 2007, zo vermeldt de toelichting, dat de wens om bevestiging te krijgen van wat de wederpartij eerder zei, geen uitzondering rechtvaardigt. Die redenering ging niet over AI, maar laat zich zonder veel moeite doortrekken naar een ongemeld meeluisterende notulist.

Duitsland: ook de deelnemer kan zich strafbaar maken

Het Duitse recht is strenger. § 201, eerste lid, onder 1, StGB stelt strafbaar wie zonder bevoegdheid het niet-openbaar gesproken woord van een ander opneemt, met een gevangenisstraf van ten hoogste drie jaar. Anders dan art. 139a Sr geldt dit ook voor een deelnemer zelf (10). Een gesloten videogesprek tussen advocaat, cliënt en eventueel de wederpartij is niet-openbaar in de zin van die bepaling, zodat een Duitse advocaat die zonder toestemming een AI-notulist laat meeluisteren, in beginsel zelf strafbaar handelt. Het Bundesverfassungsgericht overwoog al in 2002 dat het recht op het gesproken woord ook beschermt tegen een gesprekspartner die zonder medeweten van de ander een derde bij het gesprek betrekt (11).

De discussie sinds 2025 gaat over het onderscheid dat regel 4 ook oproept: telt een tool die alleen tekst produceert als opname? Een analyse van een advocatenkantoor uit München, van januari 2026, onderscheidt zuiver live verwerkte transcriptie zonder opslag van de gangbaardere situatie waarin de toepassing het geluidssignaal, al is het tijdelijk, buffert: dan is volgens die analyse § 201 StGB van toepassing, ook al levert de tool uiteindelijk alleen tekst op. Alleen zonder opgeslagen geluid, sprekersherkenning of modeltraining kan zonder toestemming worden gewerkt. Een kant-en-klare tool voldoet daar vrijwel nooit aan, en er is nog geen rechterlijke uitspraak over AI-transcriptie (12).

Frankrijk: zichtbaarheid bepaalt of toestemming wordt verondersteld

Art. 226-1 Code pénal stelt het opnemen of doorgeven van woorden die in een privé- of vertrouwelijke context zijn gesproken, zonder toestemming van de spreker, strafbaar met een jaar gevangenisstraf en 45.000 euro boete (13). Een nuance: toestemming wordt verondersteld wanneer de opname heeft plaatsgevonden in het zicht en met medeweten van de betrokkenen, zonder dat zij zich daartegen hebben verzet terwijl zij daartoe de gelegenheid hadden. Een zichtbaar aangekondigde notulist verandert daarmee de analyse: stilzwijgen na aankondiging kan als toestemming gelden, dus wie het daar niet mee eens is, moet dat uitdrukkelijk laten weten. De Conseil national des barreaux publiceerde op 17 maart 2026 een deontologische gids over AI die verbiedt om aan het beroepsgeheim onderworpen informatie aan een generatieve AI-tool te verstrekken (14), maar die, voor zover bekend, geen passage over opnemen of transcriberen bevat: een reëel gat, zodat Franse advocaten hier moeten terugvallen op het algemene kader van beroepsgeheim en strafrecht.

Verenigde Staten: het patroon herhaalt zich

In de Verenigde Staten bepaalt het recht van de staat of één partij mag opnemen zonder de andere te informeren; New York valt onder die categorie. Toch legt Formal Opinion 2026-2 advocaten feitelijk een toestemmingsnorm van alle deelnemers op, ongeacht het lokale strafrecht (6): hetzelfde patroon als in Nederland, waar de beroepsregel strenger is dan de strafrechtelijke ondergrens.

Geheimhoudingsplicht: staat de leverancier van de notulist binnen de kring?

Nederland

Art. 11a Advocatenwet verplicht de advocaat tot geheimhouding van al hetgeen waarvan hij uit hoofde van zijn beroepsuitoefening kennis neemt, en legt diezelfde verplichting op aan zijn medewerkers en andere betrokken personen (15). De leverancier van een AI-notulist valt alleen binnen die kring als de samenwerking daarop is ingericht: gebonden aan geheimhouding, beperkt tot wat nodig is, zonder recht om te trainen, met verwijdering op verzoek. Regel 3 lid 2 van de Gedragsregels vult dat aan met een zorgplicht bij de keuze van communicatiemiddelen, gegevensverwerking en opslag (1). De NOvA-aanbevelingen zijn duidelijk: vertrouwelijke cliëntgegevens horen alleen in tools met stevige contractuele waarborgen, of in tools die het kantoor zelf host (16); een gratis, consumentgerichte notulist voldoet aan geen van beide.

Duitsland

Het Duitse recht regelt de inschakeling van derden gedetailleerder. § 43a lid 2 BRAO legt een algemene geheimhoudingsplicht op voor alles wat de advocaat beroepshalve heeft vernomen (17). § 203 StGB stelt ongeoorloofde openbaarmaking strafbaar en maakt ook de hulppersoon, bijvoorbeeld een medewerker van de AI-leverancier, strafbaar bij onrechtmatige openbaarmaking (18). § 43e BRAO is het meest concreet: toegang alleen tot wat nodig is, zorgvuldige selectie, een overeenkomst in tekstvorm over geheimhouding en onderaannemers, een vergelijkbaar beschermingsniveau voor buitenlandse dienstverleners, en cliëntinstemming bij dossierspecifieke diensten (19). § 2 lid 2 BORA verplicht tot risicoadequate technische en organisatorische maatregelen (20). De Bundesrechtsanwaltskammer voegde in december 2024 toe dat namen weghalen geen anonimisering is wanneer de zaak uit de context te herleiden is, en dat leveranciers met servers in Duitsland of Europa waar mogelijk de voorkeur verdienen boven de vaak Amerikaanse alternatieven (21), een maatstaf die ook voor een Nederlands kantoor bruikbaar is.

Frankrijk

Art. 66-5 van de wet van 31 december 1971 verklaart correspondentie tussen advocaat en cliënt, gespreksaantekeningen en alle stukken van het dossier onder het beroepsgeheim te vallen, zodat een AI-transcript daar zonder twijfel onder valt (22). Art. 4 van het deontologisch besluit van 30 juni 2023 formuleert dat geheim als van openbare orde, absoluut, algemeen en onbeperkt in de tijd (23), en schending is strafbaar onder art. 226-13 Code pénal, een jaar gevangenisstraf en 15.000 euro boete (24). De deontologische gids van de Conseil national des barreaux van 17 maart 2026 verbiedt geheime informatie aan een generatieve AI-tool te verstrekken en geeft vier controlepunten: waar cliëntgegevens worden gehost, de nationaliteit van die hostingpartij, waar het taalmodel wordt gehost, en de nationaliteit van de modelaanbieder (14).

De redenering die in de Otter-zaak de doorslag gaf, dat een leverancier die de opname voor eigen doeleinden gebruikt zich als derde gedraagt (2), en de redenering over het beroepsgeheim, dat een dienstverlener alleen binnen de kring staat als hij niet voor zichzelf mag gebruiken wat hem is toevertrouwd, komen op hetzelfde neer. Een leverancier die traint op wat hij hoort, staat buiten de kring, in Californië net zo goed als in Amsterdam of Parijs.

Gegevensbescherming: de AVG naast het beroepsgeheim

Naast het beroepsgeheim is het kantoor voor een AI-notulist verwerkingsverantwoordelijke, en is de leverancier alleen verwerker als hij uitsluitend op instructie verwerkt, art. 28 AVG (25). Gebruikt de leverancier de opname voor eigen doeleinden zoals modeltraining, precies het feit dat in de Otter-zaak de doorslag gaf, dan handelt hij voor die verwerking niet als verwerker van het kantoor. Hoe de rollen dan precies liggen, hangt af van de feiten; de eenvoudigste weg is training contractueel uit te sluiten of een andere tool te kiezen. De informatieplicht, art. 13 en 14 AVG, geldt jegens iedere deelnemer, niet alleen de eigen cliënt. De rechtmatigheidsgrondslag, art. 6 AVG, is doorgaans de overeenkomst met de cliënt of een gerechtvaardigd belang, niet toestemming, die bij een machtsverschil al snel niet vrij is gegeven. Art. 9 AVG is alleen aan de orde bij sprekersherkenning met een stemprofiel. Een gegevensbeschermingseffectbeoordeling (DPIA), art. 35 AVG, is vereist bij systematische inzet of hoog risico. Een doorgifte naar een derde land, art. 44 AVG, is vaak aan de orde, omdat veel leveranciers in de Verenigde Staten gevestigd zijn of daar verwerken. Daarnaast gelden minimalisatie en beperkte bewaring uit art. 5 AVG.

De AI-verordening verbiedt sinds 2 februari 2025 AI-systemen die emoties detecteren op de werkvloer, art. 5, eerste lid, onder f (26); dat raakt niet de transcriptiefunctie, maar wel een sentimentanalyse op dezelfde opname. De Duitse Datenschutzkonferenz eist in haar richtsnoer over videoconferentiesystemen van 23 oktober 2020 een verwerkersovereenkomst zodra de aanbieder toegang heeft tot persoonsgegevens, en naleving van hoofdstuk V AVG bij doorgifte naar een derde land (27); dat geldt onverkort voor de platformgebonden notulist. In Nederland liet een beoordeling van Privacy Company voor SLM Rijk, gepubliceerd op 17 december 2024, zien hoeveel zorgvuldigheid die route vergt: vier hoge risico's bij Microsoft 365 Copilot, in de kern onvoldoende transparantie, waarna de rijksoverheid werd geadviseerd de tool voorlopig niet te gebruiken (28). In Frankrijk is de enige CNIL-pagina over opnemen op de werkvloer nog altijd gedateerd op 2009, en door de CNIL zelf verouderd genoemd. Zij noemt AI met geen woord, maar stelt wel een tweetrapsinformatieplicht en beveelt een korte bewaartermijn aan: beluisteren binnen enkele dagen, vastleggen in een analysenota, dan wissen (29). Ondanks de ouderdom van die pagina is dat bruikbaar als model voor een eigen bewaarbeleid.

Het verslag is een nieuw document, en niet altijd een betrouwbaar stuk

Een AI-verslag is geen neutrale kopie van wat is gezegd. Het hoort in het dossier en valt onder dezelfde regels over bewaring, beslag en inzage als ieder dossierstuk. Het risico zit niet alleen in de samenvatting maar, zoals de New York City Bar het formuleert, in het bestaan van de onderliggende opname zelf: een zelfstandig gegeven, ook als het nooit wordt gebruikt (5). Een terloopse opmerking wordt door de opname een geformaliseerde, dateerbare uitspraak. Samenvattingen maken bovendien fouten die in een menselijk verslag minder snel voorkomen: sprekers worden verwisseld, een ontkenning valt weg, een veronderstelling wordt een stellig advies. Vandaar de eis van tijdige controle door de aanwezige advocaat, en de regel dat een door de cliënt zelf gemaakt AI-verslag pas bindend is nadat de advocaat het heeft gezien.

Of een eenmaal gemaakt verslag later tegen een partij kan worden gebruikt, benaderen de drie stelsels verschillend, maar geen van de drie sluit het uit. In Frankrijk oordeelde de Cour de cassation op 22 december 2023 dat onrechtmatig of oneerlijk verkregen bewijs niet langer automatisch ontoelaatbaar is, maar wordt getoetst op onmisbaarheid en evenredigheid (30), wat het risico van een ongemelde notulist vergroot. In Nederland kent het tuchtrecht, zoals de Raad van Discipline Arnhem-Leeuwarden in 2019 overwoog, evenmin zo'n uitsluitingsregel (9). In Duitsland weegt de rechter, zoals het Bundesverfassungsgericht in 2002 deed, het persoonlijkheidsrecht af tegen het belang bij het bewijs (11). Telkens is de conclusie dezelfde: een eenmaal gemaakte opname kan altijd nog opduiken.

Als de wederpartij de notulist meebrengt

Niet alleen het eigen kantoor gebruikt een AI-notulist. De confrère van de wederpartij, de wederpartij zelf, een deskundige, een mediator, of de werkgever van de cliënt via het bedrijfsaccount waarin de Copilot-samenvatting terechtkomt, kunnen evengoed een notulist laten meeluisteren. Controleer bij aanvang de deelnemerslijst op een onbekende naam en spreek uit of u instemt; zo niet, vraag dan om verwijdering voordat het gesprek verdergaat, en ga niet verder totdat dat is gebeurd. Bevestig na afloop schriftelijk wat is afgesproken; voor schikkingsonderhandelingen is een schriftelijke afspraak vooraf de veiligste route.

De hiervoor behandelde regels gelden onverkort. Regel 4 bindt ook de confrère aan de andere kant van de tafel, en regel 26 is van toepassing zodra een gesprek tussen advocaten met wederzijdse instemming is opgenomen (1). In Frankrijk kan zwijgen na een zichtbare aankondiging als toestemming gelden (13): bezwaar moet u dus met zoveel woorden maken. In Duitsland maakt de wederpartij die zonder toestemming een notulist laat meeluisteren zich in beginsel zelf strafbaar (10) (11). En de Amerikaanse opinie van augustus 2026 wijst uitdrukkelijk op wat de eigen AI-tool van de andere deelnemer onmogelijk maakt: controle over de beveiliging, controle van de transcriptie, toegang tot het eigen verslag (6).

Waar een AI-notulist wel past, en waar niet

Niet ieder gesprek leent zich voor een AI-notulist, ook niet een die is aangekondigd en onder een goede overeenkomst draait.

Interne kennissessies en trainingen: in beginsel geen bezwaar, mits aangekondigd.
Eerste kennismaking met een kandidaat-cliënt: in de regel niet, want er is nog niets bekend over mogelijke belangenverstrengeling, en de Amerikaanse opinie van augustus 2026 noemt dit uitdrukkelijk een geval waarin niet opnemen de standaardpraktijk moet zijn (6).
Strafzaken en toezichtonderzoeken: geen audio-opname; een opname die bij een derde is opgeslagen, geeft opsporingsinstanties een extra ingang die geen verdediging wil openen.
Getuigengesprekken: in de regel niet, om dezelfde reden als bij niet-cliënten (6).
Onderhandelingen en schikkingsgesprekken: alleen met een uitdrukkelijke, schriftelijke afspraak vooraf.
Interne onderzoeken op bestuurs- of hr-niveau: toets eerst de eigen regels van de cliënt over medezeggenschap en voorafgaande informatie van werknemers.
Reguliere statusgesprekken met een cliënt die in de opdrachtbevestiging heeft ingestemd: aanvaardbaar, met een goedgekeurde tool.

Kantoorbeleid in acht maatregelen

De volgende maatregelen zijn ontleend aan de meest gedetailleerde van de drie besproken regelingen, § 43e BRAO, en voldoen ook aan de Nederlandse en Franse eisen (19).

Standaard uit. Geen automatisch meelopende bot, geen agenda-integratie die de notulist bij ieder gesprek uitnodigt zonder dat daarover is nagedacht.
Goedgekeurde tools in categorieën. Onderscheid consumententools, zakelijke varianten en tools die het kantoor onder een eigen overeenkomst beheert.
Contracteer naar de maatstaf van § 43e BRAO. Geheimhouding, doelbinding, een trainingsverbod, opgave van onderaannemers, verwijdering op verzoek, en bij voorkeur ook melding van ieder verzoek van een autoriteit (19).
Kondig aan, en leg de instemming vast. Bij aanvang van het gesprek, en genoteerd in het dossier.
Controleer binnen achtenveertig uur. Door de aanwezige advocaat, met correctie of verwijdering van fouten.
Bewaar het verslag, niet de opname. Zodra het gecontroleerde verslag in het dossier staat, kan de ruwe opname worden gewist, tenzij er een reden is om haar te bewaren: dezelfde bufferlogica als bij de CNIL, en dezelfde reden waarom de New York City Bar de opname als zelfstandig risico behandelt (5) (29).
Regel het gebruik door de cliënt zelf in de opdrachtbevestiging. Vooraf melden, het verslag niet bindend totdat de advocaat het heeft gezien (5).
Train de medewerkers, inclusief hoe de opname wordt uitgezet. Art. 4 van de AI-verordening verplicht het kantoor al tot voldoende AI-geletterdheid, en de Amerikaanse opinie van augustus 2026 noemt het kunnen uitzetten van de opnamefunctie uitdrukkelijk als vereiste vaardigheid (26) (6). Onze gids over AI-geletterdheid onder art. 4 beschrijft een programma per rol.

Wat u zegt bij aanvang van het gesprek

Een aankondiging hoeft niet formeel te klinken om aan regel 4 te voldoen. Een bruikbare formulering: "Voordat we beginnen, wil ik even zeggen dat ik voor dit gesprek een AI-notulist gebruik. Die luistert mee en maakt er een verslag van, zodat ik me volledig op ons gesprek kan richten. Ik controleer dat verslag zelf voordat het in uw dossier komt, en het gaat niet naar anderen buiten ons kantoor. Gaat u daarmee akkoord?" Wacht op een bevestigend antwoord voordat u start, en noteer in het dossier wanneer die toestemming is gegeven. Meldt de wederpartij een eigen notulist en bent u het daar niet mee eens, zeg dat dan uitdrukkelijk: "Ik zie dat er bij u een AI-notulist meeluistert. Daar ga ik niet mee akkoord: kunt u die uitzetten voordat we verdergaan?"

Hoe dit aansluit op de manier waarop LexVera juridisch werk ondersteunt

De kern van dit artikel is telkens dezelfde vraag: staat de partij die meeluistert, opneemt of samenvat binnen de kring van geheimhouding, en kan de advocaat dat aantonen? LexVera is geen notulist en neemt geen gesprekken op. Het platform wordt aan het kantoor geleverd voor eigen gebruik, onder voorwaarden die LexVera plaatsen in dezelfde categorie als de personen die een advocaat bij zijn beroepsuitoefening mag betrekken: toegang beperkt tot wat het kantoor zelf toestaat, geen training op dossiermateriaal, en verwijdering op instructie van het kantoor.

Een gecontroleerd gespreksverslag dat eenmaal in het dossier zit, is voor LexVera hetzelfde als ieder ander dossierstuk: analyse ervan blijft verbonden met de passage waaruit zij is opgebouwd, zodat een advocaat een uitspraak in een memo kan terugvoeren naar de bron die haar draagt. Dat is dezelfde eis die dit artikel aan een AI-notulist stelt: een samenvatting is pas bruikbaar als iedere zin herleidbaar is tot wat daadwerkelijk is gezegd en binnen de kring van geheimhouding blijft. Een bevoegde advocaat beslist uiteindelijk wat advies, correspondentie of processtuk wordt. Hetzelfde onderscheid tussen feiten met bronvermelding, professionele duiding en productcontext ligt ten grondslag aan ons redactioneel beleid.

Veelgestelde vragen

Moet ik aankondigen dat een AI-notulist meeluistert in een cliëntgesprek?

Ja. Regel 4 verplicht wie een derde laat meeluisteren of een gesprek vastlegt op een beeld- of geluidsdrager, dat vooraf aan te kondigen, en de toelichting noemt geautomatiseerde gespreksopnamen uitdrukkelijk. Aantekeningen maken valt daar niet onder, een AI-notulist wel.

Mag ik een cliëntgesprek opnemen als de cliënt daarvoor toestemming geeft?

Ja, en dat is ook strafrechtelijk toegestaan: art. 139a Sr stelt het opnemen door een niet-deelnemer alleen strafbaar, tenzij dat gebeurt in opdracht van een deelnemer. De tuchtrechtelijke aankondigingsplicht van regel 4 staat daar los van en moet apart worden nageleefd.

Valt een tool die alleen tekst maakt en geen geluid opslaat onder regel 4?

De toelichting noemt uitdrukkelijk alle, ook toekomstige, mogelijkheden om beeld en geluid op te slaan. Een tool die geluid tijdens de verwerking bewaart, valt daaronder, ook als hij uiteindelijk alleen tekst oplevert. Bewaart de tool nooit geluid, dan luistert de leverancier in de praktijk toch mee, en dat weegt zwaarder: kondig daarom in alle gevallen aan.

Wat als de wederpartij of een derde een AI-notulist meeneemt naar het gesprek?

Controleer de deelnemerslijst bij aanvang en spreek uit of u instemt. Stemt u niet in, vraag dan om verwijdering voordat u verdergaat. Regel 4 bindt ook de confrère aan de andere kant, en in Frankrijk kan stilzwijgen na een zichtbare aankondiging als toestemming gelden, dus wie het er niet mee eens is, moet dat uitdrukkelijk zeggen.

Is de leverancier van de AI-notulist gebonden aan mijn geheimhoudingsplicht?

Alleen als de overeenkomst dat regelt. Art. 11a Advocatenwet strekt de plicht uit tot personen die bij de beroepsuitoefening betrokken zijn. Of een leverancier daartoe behoort, hangt af van de inrichting: hij moet contractueel gebonden zijn aan geheimhouding, beperkt tot wat nodig is, mag niet trainen en moet wissen op verzoek. Een leverancier die op eigen titel met de gegevens werkt, staat buiten die kring.

Wat doe ik als er al zonder aankondiging is opgenomen?

Stel vast wat precies is opgenomen, door wie en met welke tool, en leg het incident vast. Verwijder de opname en verzoek de leverancier om verwijdering. Beoordeel of nog een beroep op vertrouwelijkheid mogelijk is en of een melding aan de Autoriteit Persoonsgegevens nodig is, en informeer de cliënt.

Bronnen en verantwoording

Dit artikel weerspiegelt rechterlijke uitspraken, wetgeving, tuchtrecht en richtsnoeren zoals beschikbaar op 23 september 2026. Het onderscheidt bindende regels van richtsnoeren en praktijkcommentaar, en vermeldt waar nog geen uitspraak of toezichthoudersstandpunt over AI-notulisten specifiek bestaat. Het is algemene professionele informatie, geen advies in een concrete zaak; ga de toepasselijke wet, rechtspraak en gedragsregels na in de actuele versie, en controleer de voorwaarden van iedere gebruikte tool op het moment van gebruik.